AVICOLA LOS CAMBULOS S.A.
NIT. 860.058.831-4
POLITICA DE MANEJO DE INFORMACION Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en base de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto AVICOLA LOS CAMBULOS S.A., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social , continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, socios, proveedores y empleados.
En virtud de lo anterior, dentro del deber legal de AVICOLA LOS CAMBULOS S.A., está el de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en base de datos. AVICOLA LOS CAMBULOS S.A., ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos.
1. OBJETIVO
Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes AVICOLA LOS CAMBULOS S.A. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data y los podrá usar para:
• Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores.
• Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
• Informar sobre los nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
• Evaluar la calidad del servicio.
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto(SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas., con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario adelantados por AVICOLA LOS CAMBULOS S.A. o por terceras personas.
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral los datos personales serán tratados con el fin de adelantar, directa o indirecta, procesos de selección y contratación del personal. Se determinara que los postulantes cuentan con la autorización de las personas que son citadas como referencias para ser contactadas por AVICOLA LOS CAMBULOS S.A., a efectos de validar la información del postulante.
• Soportar procesos de auditoria interna o externa.
• Recaudar los datos de los propietarios y conductores de vehículos vinculados.
2. PRINCIPIOS
AVICOLA LOS CAMBULOS S.A. Aplica los siguientes principios al tratamiento de datos personales.
a. Finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legitima en el desarrollo de nuestro objeto social y sus relaciones con terceros; clientes, proveedores, empleados.
b. Libertad: Los datos personales solo se podrán obtener, almacenar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir, validar y/o disponer total o parcialmente de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
c. Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
d. Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de AVICOLA LOS CAMBULOS S.A. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e. Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la constitución. Los datos personales, salvo la información pública y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
f. Seguridad: AVICOLA LOS CAMBULOS S.A. deberá efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. El acceso a la base de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores.
g. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de la base de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida por la ley. Inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
3. DERECHOS
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante legal y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de AVICOLA LOS CAMBULOS S.A.
a. Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de AVICOLA LOS CAMBULOS S.A. para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
b. Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
c. Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requieran de la autorización para realizar el tratamiento.
d. Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
e. Derecho a presentar quejas ante la superintendencia de Industria y Comercio: Por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
f. Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARAGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARAGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
4. DEBERES
AVICOLA LOS CAMBULOS S.A. debe cumplir las siguientes obligaciones como responsable de esta política de acuerdo a la ley:
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad se cumplan en los términos establecidos en esta política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
• Informar a las SIC las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
5. PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES
Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a AVICOLA LOS CAMBULOS S.A., Por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. La petición o reclamo se formulara mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido a AVICOLA LOS CAMBULOS S.A., con la identificación del titular, la respuesta y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto. La compañía solicitara al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Trascurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
2. Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El solicitante recibirá una respuesta por parte de AVICOLA LOS CAMBULOS S.A., dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.
4. Cuando no fuere posible la petición de dicho termino, se informara al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. CONSULTAS
Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través de los siguientes correos electrónicos: gerente@avicambulos.com.co, contador@avicambulos.com.co o dirigirse a la Calle 25F 84B 95 de lunes a viernes o llamar a la línea telefónica de servicio al cliente, teléfono (031) 8058822.
Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la compañía atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7. VIGENCIA
Fecha de entrada en vigencia: 01 de Julio de 2017
Fecha última modificación: 29 de Junio de 2017
Periodo de vigencia de la base de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.
La presente política se firma a los veinticinco (25) días del mes de septiembre de 2018.
